Nya krav på kassaregister 2027: måste du byta kassa?

Från den 1 januari 2027 måste alla kassaregister uppfylla Skatteverkets nuvarande krav. Övergångstiden för äldre kassor tar slut vid årsskiftet, och många företagare undrar nu om kassan de har i dag fortfarande får användas. Här går vi igenom vad som ändras, vem som berörs och vad du bör göra före den 31 december 2026.

Vad ändras den 1 januari 2027?

Skatteverket beslutade nya krav på kassaregister i november 2021, och de började gälla den 1 januari 2022. Företagen fick samtidigt en övergångstid. Enligt övergångsbestämmelsen får ett företag till och med den 31 december 2026 använda ett kassaregister som registrerar uppgifterna enligt de äldre reglerna. Därefter gäller de nya kraven för alla.

De viktigaste kraven är:

• Tillverkardeklarerat kassaregister. Kassan ska ha en tillverkardeklaration som visar att den uppfyller Skatteverkets föreskrifter, och den ska vara kopplad till en certifierad kontrollenhet eller ett certifierat kontrollsystem.
• Kontrollenheten måste fungera. Kontrollenheten eller kontrollsystemet ska vara i funktion för att en försäljning, en retur eller en kvittokopia ska kunna registreras. Uppgifterna som kassan skickar till och tar emot från kontrollenheten ska också sparas i kassaregistret.
• Journalminnet i XML. Har kassan ett journalminne ska registreringarna kunna tas ut som en fil i XML-format, för varje registreringsenhet och för olika tidsperioder. En kontrollremsa på papper är fortfarande tillåten.

Måste jag byta kassa?

Det beror på kassan. Tillverkarna fick bygga kassor efter de äldre reglerna fram till och med 2022. En kassa som har tillverkats och deklarerats senare bör därför redan uppfylla kraven, medan en äldre kassa kan behöva uppdateras eller bytas ut.

Skatteverket testar inte själva om en kassa uppfyller kraven. Det är tillverkarens ansvar, och uppdateras programmet i delar som omfattas av föreskrifterna krävs en ny tillverkardeklaration. Därför är det leverantören som kan svara på om just din kassa klarar kraven från 2027.

Det gäller även kassor i molnet och i mobilen. Samma regler gäller för dem, och kontrollsystemet som används i stället för en fysisk kontrollenhet ska alltid vara certifierat.

Vem berörs?

Kravet gäller alla företag som är skyldiga att ha kassaregister, alltså de som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller kortbetalning. Hit räknas även elektroniska betalningar som Swish. Det spelar ingen roll när kassan anmäldes till Skatteverket: efter den 31 december 2026 gäller de nya kraven för alla.

Kassaregister är vanligt i bland annat restauranger, caféer, frisörsalonger, skönhetssalonger och butiker.

Undantag från kravet på kassaregister

Alla företag behöver inte ha ett kassaregister. Undantagen gäller bland annat:

• Fakturerad försäljning, eftersom kravet bara gäller kontant betalning och kortbetalning.
• Försäljning av obetydlig omfattning. Säljer du normalt för högst fyra prisbasbelopp inklusive moms under ett räkenskapsår räknas det som obetydlig omfattning. För 2026 är det 236 800 kronor.
• Vissa verksamheter, till exempel taxitrafik, distans- och hemförsäljning samt försäljning via varuautomat eller i en automatiserad (obemannad) butik.
• Verksamhet som är befriad från inkomstskatt, till exempel vissa ideella föreningar.

Vad händer om kassan inte uppfyller kraven?

Skatteverket gör kontrollbesök, även oanmälda. Har företaget inte fullgjort sin skyldighet att använda kassaregister, eller har det inte anmält kassan, kan Skatteverket ta ut en kontrollavgift på 12 500 kronor för varje kontrolltillfälle. Upprepas felet inom ett år från beslutet blir avgiften 25 000 kronor. Skulle avgiften framstå som oskälig ska Skatteverket helt eller delvis befria företaget från den.

Två förenklingar sedan oktober 2025

Sedan den 1 oktober 2025 är reglerna lite enklare:

• Kundernas egna registreringsenheter, till exempel mobiltelefoner, behöver inte anmälas om företaget har anmält minst en registreringsenhet med samma kontrollenhet, system och kassaregisterprogram.
• Kravet på särskilda ID-skyltar på kassan och kontrollenheten är borttaget.

Checklista före den 31 december 2026

1. Ta reda på vilken modell och programversion din kassa har.
2. Fråga leverantören skriftligt om kassan uppfyller kraven från den 1 januari 2027, och be om tillverkardeklarationen.
3. Kontrollera att kassan finns med i Skatteverkets lista över tillverkardeklarerade kassaregister.
4. Har kassan journalminne: kontrollera att det går att ta ut registreringarna i XML-format.
5. Behöver kassan bytas: planera bytet i god tid före årsskiftet.
6. Anmäl den nya kassan och kontrollenheten till Skatteverket.
7. Har du personalliggare, till exempel i restaurang eller frisörsalong: kontrollera att den fortsätter att fungera med den nya kassan.

Kassan och bokföringen hänger ihop

Vi sköter den löpande bokföringen och momsen för företag med kassaförsäljning, till exempel restauranger och frisörsalonger, till fast pris. Har du frågor om hur kassan och bokföringen hänger ihop, se våra priser eller begär en offert nedan.

Källor

• Skatteverket: Kassaregister
• Skatteverket: För tillverkare och leverantörer
• Skatteverket: Två förenklingar av reglerna för kassaregister (2025-10-01)
• Skatteverket: Vissa verksamheter är undantagna från kravet på kassaregister
• SKVFS 2021:17 om krav på kassaregister, SKVFS 2021:18 om användning av kassaregister och SKVFS 2014:10
• Skatteförfarandelagen (2011:1244), 39 kap., 50 kap. 1–2 §§ och 51 kap. 1 §