Personalliggare för restaurang
Driver du restaurang, kafé eller catering ska du anteckna vem som arbetar i lokalen och när, varje dag. Här är Skatteverkets regler och en lathund att sätta upp på väggen.
Personalliggaren visar Skatteverket vilka som är verksamma i din lokal och när. Reglerna är enkla att följa när rutinen väl sitter, men en enda missad anteckning vid ett oanmält kontrollbesök kan kosta pengar.
Lathund: personalliggaren i åtta steg
- Kontrollera att du omfattasRestaurang, kafé, gatukök, personalmatsal, catering, centralkök, pizzeria och liknande ställen där man kan hämta mat.
- Välj liggareEn inbunden bok med förnumrerade sidor, eller ett elektroniskt system som loggar vem som ändrat vad och när.
- Skriv företagets uppgifterFöretagsnamn och organisationsnummer, eller personnummer om du har enskild firma.
- Anteckna varje arbetspassFör- och efternamn, personnummer och när passet börjar och slutar, i direkt samband med att det händer.
- Ta med alla som är verksammaAnställda, extrapersonal, praktikanter, inhyrd personal och släktingar som hjälper till, även utan lön.
- Rätta fel öppetStryk över med ett streck så att det felaktiga går att läsa, och skriv när rättelsen gjordes och av vem.
- Ha liggaren i lokalenDen ska finnas på plats vid ett kontrollbesök, och någon som är där ska kunna visa den.
- Spara i två årTill två år efter utgången av det kalenderår då beskattningsåret gick ut.
Vilka restauranger måste föra personalliggare?
Kravet gäller restauranger och enligt Skatteverket även gatukök, kaféer, personalmatsalar, cateringverksamhet, centralkök samt pizzabutiker och liknande ställen där man kan hämta mat.
Du behöver inte föra personalliggare om du har enskild firma och bara du, din make eller maka och barn under 16 år arbetar i verksamheten. Samma undantag gäller fåmansföretag och fåmanshandelsbolag där bara företagsledaren, make eller maka och barn under 16 år är verksamma.
Har du blandad verksamhet, till exempel hotell med restaurang, slipper du liggaren om minst 75 procent av verksamheten är annat än restaurang. Skatteverket utgår normalt från hur omsättningen fördelar sig.
Vilka ska antecknas?
Alla som är verksamma i lokalen ska med:
- anställda, även extrapersonal och timanställda
- oavlönade, till exempel praktikanter eller släktingar som hjälper till gratis
- inhyrd personal från bemanningsföretag
- elever från gymnasiet och högre utbildningar (men inte praoelever från grundskolan)
- ordningsvakter som är en del av din verksamhet
Du behöver inte anteckna en servicetekniker från ett annat företag som tillfälligt arbetar hos dig, artister med F-skatt som fakturerar restaurangen, eller personal i en garderob som ett annat företag med F-skatt driver självständigt.
Arbetar bara du och familjen i vanliga fall, men någon annan hoppar in? Då ska liggaren föras från den personens första arbetsdag. Du och familjen ska då också anteckna er resten av kalendermånaden. Har du personer som jobbar hos dig varje månad ska du och familjen alltid anteckna er.
Vad ska stå i personalliggaren?
Liggaren ska innehålla företagsnamn och organisationsnummer, eller personnummer om du har enskild firma. För varje verksamhetsdag antecknar du:
- namn och personnummer för var och en som är verksam (saknas personnummer: samordningsnummer eller motsvarande utländskt nummer)
- när varje arbetspass börjar och slutar
Tiderna ska antecknas i direkt samband med att passet börjar och slutar. Du får inte fylla i uppgifterna i förväg. Saknar någon personnummer används samordningsnummer eller ett utländskt nummer som motsvarar personnummer, aldrig ett påhittat nummer.
Du kan låta någon annan, till exempel en skiftledare, föra liggaren åt dig. Ansvaret är ändå alltid ditt.
Var får jag tag på en personalliggare?
Skatteverket har en färdig manuell personalliggare, SKV 605, som är en inbunden bok med förnumrerade sidor. Den beställs i Skatteverkets e-tjänst Beställ blanketter (välj området Personalliggare) och skickas med posten. Vill du hellre föra liggaren digitalt finns elektroniska system, ofta kopplade till schema eller kassa, och då gäller kraven längre ner.
Så fyller du i liggaren
Högst upp står företagsnamn och organisationsnummer. Sedan får varje arbetspass en egen rad med de här uppgifterna:
| Kolumn | Vad du skriver |
|---|---|
| Datum | Dagen passet görs |
| Namn | För- och efternamn |
| Personnummer | Eller samordningsnummer eller motsvarande utländskt nummer |
| Passet börjar | Klockslaget när personen börjar, skrivet direkt |
| Passet slutar | Klockslaget när personen slutar, skrivet direkt |
Ett arbetspass är en sammanhängande period utan längre uppehåll än vanliga pauser och matraster. Går någon hem mitt på dagen och kommer tillbaka på kvällen blir det två pass och två rader.
Manuell eller elektronisk personalliggare?
En manuell liggare ska vara inbunden med förnumrerade sidor. Lösa papper eller ett spiralblock duger alltså inte. Skriv med penna som inte går att sudda ut.
En elektronisk liggare ska innehålla samma uppgifter. Systemet måste logga alla händelser, så att det syns vem som har gjort en ändring och när, och Skatteverket ska kunna granska uppgifterna bakåt i tiden. Det är tillåtet att föra en manuell och en elektronisk liggare samtidigt.
Skriver du fel stryker du över med ett streck, så att det felaktiga fortfarande går att läsa, och antecknar när rättelsen gjordes och vem som gjorde den. En uppgift får aldrig suddas ut eller göras oläslig.
Kontrollbesök och kontrollavgift
Skatteverket får göra oanmälda besök i din lokal och kontrollera identiteten hos dem som arbetar där. Liggaren ska finnas tillgänglig, och är du inte själv på plats måste någon annan kunna visa den.
Har du inte fört liggaren, eller är den inte förd på rätt sätt eller inte tillgänglig vid besöket, kan Skatteverket ta ut en kontrollavgift. Den är 12 500 kronor plus 2 500 kronor för varje person som inte finns i liggaren men som bedöms vara verksam. Har du redan fått en kontrollavgift och det händer igen inom ett år från det beslutet blir grundbeloppet 25 000 kronor i stället för 12 500. Du kan begära omprövning eller överklaga beslutet om du tycker att bedömningen är fel.
Catering: liggaren följer med
En verksamhetslokal är inte bara restaurangen. Även bilar och andra utrymmen du använder räknas. Kör personalen ut mat ska liggaren finnas i bilen, och serverar ni på en fest räknas festlokalen som verksamhetslokal under tiden.
Spara liggaren i två år
Personalliggaren ska sparas i två år efter utgången av det kalenderår då beskattningsåret gick ut, och förvaras tillgänglig i verksamhetslokalen. Har du brutet räkenskapsår kan det innebära att du sparar den längre än tre år efter anteckningarna.
Så hjälper vi restauranger
Vi hjälper restauranger med rutinerna för personalliggare och kassaregister, och sköter bokföring, moms och löner till fast pris. Läs mer om redovisning för restauranger eller begär en offert nedan.
Källor
Vanliga frågor
Får jag fylla i personalliggaren i förväg?
Nej. Uppgifterna ska antecknas i omedelbar anslutning till att arbetspasset börjar och slutar, inte i förväg enligt schemat.
Måste jag som ägare skriva in och ut personalen själv?
Nej, någon annan får föra liggaren, till exempel en skiftledare. Men det är alltid du som näringsidkare som ansvarar för att den förs rätt.
Ska mina barn skrivas in om de hjälper till?
Det avgörs av om de är verksamma, inte av åldern. Ett barn som någon gång dukar av räknas oftast inte som verksamt. Ett barn som regelbundet gör arbete som annars hade behövt göras av någon annan ska skrivas in.
Kan jag ha både en pappersliggare och en elektronisk?
Ja, det är tillåtet att föra en manuell och en elektronisk personalliggare samtidigt.
Vad kostar det om liggaren saknas vid ett kontrollbesök?
Kontrollavgiften är 12 500 kronor plus 2 500 kronor för varje person som inte finns i liggaren men som bedöms vara verksam. Inom ett år efter en tidigare kontrollavgift blir grundbeloppet 25 000 kronor. Beslutet kan omprövas eller överklagas.
Få ett prisförslag för ditt företag
Berätta vad du behöver hjälp med så återkommer vi med ett förslag anpassat efter dina behov.
- Kostnadsfritt första möte
- Fast pris innan du bestämmer dig
- Ingen bindningstid
Ring oss på 031 - 52 40 00, vardagar 09:00 - 17:00. Eller fyll i formuläret så återkommer vi inom 24 timmar på vardagar.