Löneadministration

Vad ingår i löneadministration?

Löneadministration är allt arbete från det att en anställd har arbetat en månad till dess lönen är utbetald, bokförd och deklarerad. Det börjar med löneberäkningen: månadslön eller timlön, övertid, tillägg, avdrag för frånvaro och ersättningar som ska läggas på lönen. Varje anställd får en lönespecifikation som visar bruttolön, skatteavdrag och vad som betalas ut.

Sedan kommer arbetsgivarens skyldigheter mot Skatteverket. Den som betalar ut lön ska dra preliminär skatt, betala arbetsgivaravgifter och lämna en arbetsgivardeklaration. Det är den delen som oftast blir fel när lönehanteringen sköts vid sidan av allt annat.

Skatteavdrag och arbetsgivaravgifter

Enligt skatteförfarandelagen ska den som betalar ut ersättning för arbete göra skatteavdrag, och avdraget ska göras vid varje tillfälle då utbetalning sker. Vi räknar skatten enligt den anställdes skattetabell eller det beslut om särskild skatteberäkning som Skatteverket har lämnat.

Ovanpå bruttolönen betalar du arbetsgivaravgifter. För 2026 är den fulla arbetsgivaravgiften 31,42 procent på bruttolön och förmånsvärden för anställda födda 1959 eller senare, enligt Skatteverket. För äldre anställda och för unga gäller lägre avgifter, läs mer om sänkta arbetsgivaravgifter för unga och om växa-stödet. Vi kontrollerar födelseår och vilken avgift som gäller för varje anställd.

Arbetsgivardeklaration på individnivå varje månad

Arbetsgivardeklarationen lämnas månaden efter att lönen betalats ut. Den ska för varje anställd innehålla uppgift om ersättningen och skatteavdragets belopp, så kallad arbetsgivardeklaration på individnivå. Skatteverket skriver att de allra flesta ska deklarera den 12:e varje månad: har du betalat ut lön i februari ska den redovisas senast den 12 mars. För företag med en omsättning på högst 40 miljoner kronor ska arbetsgivaravgifter och avdragen skatt vara betalda senast samma dag. Har du ingen lön att redovisa en månad ska du ändå deklarera noll så länge du är registrerad som arbetsgivare. En sen deklaration kan ge en förseningsavgift på 625 kronor. Se Skatteverkets datum för arbetsgivardeklarationen.

Uppgifterna om den anställde ska också lämnas till den anställde senast samma dag som deklarationen ska vara inne. Det sköts genom lönespecifikationen.

Semesterlön och semesterskuld

Enligt semesterlagen har en arbetstagare rätt till 25 semesterdagar per semesterår, med semesterlön om den har tjänats in. Semesterlönen räknas antingen enligt procentregeln, tolv procent av lönen under intjänandeåret, eller enligt sammalöneregeln, där månadsavlönade får sin vanliga lön plus ett semestertillägg på 0,43 procent av månadslönen per betald semesterdag. Kollektivavtal kan ge andra regler. Vi håller reda på intjänade och uttagna dagar och bokför semesterskulden, alltså det bolaget är skyldigt de anställda i semester som inte tagits ut.

Sjuklön och förmåner

När en anställd blir sjuk betalar arbetsgivaren sjuklön under sjuklöneperioden, som enligt sjuklönelagen omfattar den första sjukdagen och de följande tretton kalenderdagarna. Sjuklönen är 80 procent av lönen, och från den görs ett karensavdrag på 20 procent av en genomsnittlig veckas sjuklön. Vi räknar sjuklön och karensavdrag utifrån den frånvaro du rapporterar.

Ger du de anställda förmåner, till exempel bil eller kost, betalas arbetsgivaravgifter även på förmånsvärdet. Vi lägger in förmånerna på lönen så att både skatten och avgiften blir rätt.

Så går lönehanteringen till hos oss

1. Du rapporterar tid och frånvaro. Arbetad tid, övertid, sjukdagar, semester och eventuella förändringar i lön eller förmåner, senast det datum vi kommer överens om.
2. Vi räknar lönerna. Bruttolön, skatteavdrag, sjuklön, semester och förmåner, i Fortnox.
3. Du godkänner. Du får ett löneunderlag att titta igenom innan något betalas ut.
4. Lönen betalas ut. Lönespecifikationerna går ut till de anställda.
5. Vi deklarerar och bokför. Arbetsgivardeklarationen lämnas till Skatteverket i tid och lönerna bokförs. Vi stämmer av lönekontona i bokföringen mot arbetsgivardeklarationen och skattekontot så att skuld och betalning går jämnt upp.

Det här ingår

• Löneberäkning och lönespecifikationer
• Skatteavdrag och arbetsgivaravgifter
• Arbetsgivardeklaration på individnivå varje månad
• Semesterlön, semesterskuld och sjuklön
• Förmåner och utlägg på lönen
• Bokföring av lönerna och avstämning mot skattekontot
• Frågor om lön, frånvaro och förmåner på vardagar

Äger du ett aktiebolag och funderar på hur mycket du ska ta ut i lön och hur mycket i utdelning hjälper vi dig med det i skatterådgivningen. Lönerna ligger också till grund för bokslutet.

Pris för löneadministration

Lön för upp till tre anställda ingår i Bas från 1 500 kronor i månaden, och för upp till tio anställda i Komplett från 2 300 kronor i månaden, exklusive moms. Har du fler anställda får du en offert med fast pris innan vi börjar.

Fast månadspris efter antal verifikat och anställda, ingen bindningstid, tre månaders uppsägning. Se priser.